¿Cómo gestiono mi saldo cada mes para un alquiler con todo incluido?8 min read

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Cuando gestionas un alquiler con todo incluido, sueles cobrar una cuota mensual fija por las facturas (electricidad, agua, internet, cuotas del condominio, etc.).

El problema viene en el momento del Balance, que suele hacerse periódicamente o al final del periodo de alquiler. Cobras una cantidad fija al inquilino cada mes, pero el consumo no es constante. Con frecuencia, las facturas se presentan en diferentes periodos: bimestral, trimestral, semestral o anual.

Si añadimos a la ecuación que los inquilinos no permanecen una cantidad estándar de meses, tenemos un problema bastante complicado de resolver.

Partiendo de nuestra experiencia en gestión inmobiliaria, he aquí lo que hay que hacer para resolver este problema.

1. Establece una cantidad fija para el saldo

Algunos evitan el problema de raíz, y no es tan mala idea. Por ejemplo, si no obtienes beneficios del consumo de las facturas, puedes acordar con el inquilino una cantidad fija mensual para el consumo.

Normalmente, en verano pagará más y en invierno menos. Al final del año, las cuotas fijas y tus gastos se equilibrarán.

Esta estrategia evita por completo que calcules cualquier saldo, con lo que te ahorras tiempo y dinero.

Algunos inquilinos pueden resistirse a esta solución, pues quieren pagar tanto como consumen.

2. Tener importes presuntos

Como cuando el inquilino se da de baja, es casi imposible tener todas las facturas cobradas. Algunos hacen una previsión del consumo y acuerdan ese valor con el inquilino. Este proceso es beneficioso si el inquilino te da las lecturas del contador para calcular el prorrateo de la factura en consecuencia.

Por desgracia, esto no es válido para cada factura. Las cuotas de los condominios suelen ser anuales, y no hay lectura de contadores para ello.

Esta estrategia es justa para el inquilino y te permite cerrar su posición al final del contrato.

El cálculo se hace sobre una previsión, por lo que aún puedes encontrar cierta resistencia de los inquilinos que quieran pagar lo que consumen.

3. Trabaja en el saldo una vez que estén todas las facturas

Puedes esperar a tener todas las facturas para hacer el Balance. En este caso, los administradores de fincas se quedan con una parte al devolver la fianza para cubrir cualquier coste adicional derivado de las declaraciones.

Este método es el más justo para el inquilino porque paga precisamente lo que consume.

La complejidad de su gestión es elevada. Lo mejor sería que mantuvieras abiertas las posiciones de los inquilinos incluso después de que salieran de tu piso, teniendo que volver a ellos al cabo de los meses y recuperar todos los cálculos.

Y sólo un apunte, un propietario puede gestionar todas estas cuentas a través de RoomMate Estelle.

Nuestra solución: Trabajar como una compañía telefónica

Hablando con propietarios y administradores de fincas, hemos encontrado una posible solución para contentar a todos.

Algunas compañías telefónicas ofrecen hoy en día un plan con todo incluido. Pueden llamar y navegar todo lo que quieran por un precio fijo o escalonado.

Tú puedes hacer lo mismo, ofreciendo un alquiler real con todo incluido, incluyendo el uso ilimitado de la electricidad, las facturas, todo.

La advertencia

Si lees las condiciones del contrato con tu proveedor, no se trata de un plan con todo incluido. Siempre tendrás niveles o límites de uso.

Además, aquí puedes hacer lo mismo, indicando que si el consumo supera ciertos umbrales, el inquilino pagará la diferencia.

Desde los primeros meses y las primeras facturas, verás quién consume más y quién menos. Esta advertencia te permitirá detectar a los inquilinos a los que pagarás más.

Valorpara todos

Esta estrategia aporta valor para todos:

• El inquilino no se preocupa de pagar por consumo, ya que tiene una fórmula de todo incluido. Si lo piensas, las cadenas hoteleras hacen lo mismo, y hemos aprendido de ellas
• Evitas la complejidad de calcular complejos balances sobre el consumo real o previsto.

Adecuado también para la contabilidad

Esta solución también es adecuada para tu contabilidad. Al disponer de ingresos fijos para las facturas de cada mes, también podrás prever fácilmente tus flujos de caja, calculando las cuotas justas a cobrar a cada inquilino cada mes.

Nuestra fuente: Empresas hoteleras

La fórmula del todo incluido está creciendo entre las cadenas hoteleras y los promotores, porque hay valor para todos. El huésped no se preocupa de nada; sabe que paga algo por adelantado y puede consumir todo lo que quiera. El hotel ofrece un servicio adicional y diferenciado al huésped, lo que garantiza mayores reservas y, como veremos, beneficios.

El “problema de la retención”

La fórmula del todo incluido resuelve el problema del “hold-up” tanto para los clientes como para los hoteles. El problema del “hold-up” significa que ambas partes se benefician porque el hotel y el cliente acuerdan un coste fijo para todo por adelantado

El hotel se beneficia porque consigue que el cliente gaste dinero donde de otro modo no lo habría hecho. ¿No usas la piscina? No te preocupes, ¡está todo incluido! (y te cobraré una cantidad fija por ello). Este beneficio se aplica igualmente a todo.

Como resultado, el hotel puede obtener una mayor parte del valor del huésped.

El valor para el hotel

Hay un gran trozo de valor para el hotel: la información de saber por adelantado en qué gastará su dinero el huésped.

¿Qué significa esto? Significa eficiencia en los costes operativos. El hotel controla los costes variables de la ecuación porque ha decidido qué ofrecer en el todo incluido por adelantado.

Gracias a ello, también pueden cobrar más. El todo incluido es un servicio adicional que ofrecen los hoteles, y cobran una prima por ello. El paquete de todo incluido es una experiencia para el huésped, y éste está dispuesto a pagar un extra por ello.

El valor para el huésped

Este valor es aún más sencillo: relax y tranquilidad. De nuevo, el cliente no tiene que preocuparse de nada. Puede consumir todo lo que quiera porque el invitado ya ha pagado la factura por adelantado.

¿Y las facturas?

Afrontemos la realidad. Nadie dejará el agua abierta toda la noche, ni tendrá las luces encendidas, ni encenderá la calefacción como si estuviera en el Caribe.

Incluso si encuentras a alguien que lo haga, los “poco utilizados suelen subvencionar a los muy utilizados” Este concepto significa que puedes perder algo de dinero con algunos inquilinos, pero en general, obtendrás beneficios.

Lo que puedes hacer

Los hoteles no se detienen aquí, ya que su objetivo es maximizar el valor total del huésped. Sería útil que hicieras lo mismo con tus inquilinos.

Puedes vender servicios adicionales, como cupones de descuento en restaurantes, entradas para eventos, acceso a museos, discotecas y salas de estudio y habitaciones si trabajas con estudiantes. En definitiva, puedes ofrecer todo lo que esté en consonancia con el objetivo de tus inquilinos.

El resultado:

• Tu inquilino está más contento, recomendará tu marca a sus amigos, y tú te beneficiarás de ello
• Ganarás aún más de tu inquilino, maximizando su valor total

¿Cómo gestionar todo esto?

Una vez que hemos comprendido que el paquete de todo incluido funciona y que ofrecer servicios adicionales te permite maximizar el valor total del inquilino, tenemos que hacer una pregunta más: ¿cómo gestionar la mayor complejidad que supone ofrecer otros servicios?

La solución viene de los hoteles. En primer lugar, el software de gestión de la propiedad, que te permite gestionar todos los diferentes aspectos de tus operaciones diarias de alquiler. Sin tecnología o haciendo todo esto manualmente, estarás perdido.

¿En qué debes fijarte a la hora de elegir un software de gestión de propiedades de alquiler? Una cosa muy sencilla: tiene que ser completo. Completo significa que debe tener todas las funciones que necesitas. Debe poder gestionar los inquilinos, las propiedades, los mantenimientos, las comunicaciones, los plazos, los servicios, los propietarios y cualquier otro aspecto de la gestión inmobiliaria.

Y recuerda que la forma más fácil de gestionar todos tus alquileres, facturas y recibos es a través de la función de pagos de RoomMate Estelle.